The Heinrich-Böll-Stiftung European Union is recruiting a German speaking Office Manager

The Heinrich-Böll-Stiftung European Union is recruiting a German speaking Office Manager

Stellenausschreibung Büromanagement

Office Management/Leitungsassistenz
Heinrich-Böll-Stiftung, Büro Europäische Union
(Teilzeitstelle 24h/Woche, Dienstort: Brüssel)

Aufgabenbereich

  • Verantwortung für das Büromanagement in Absprache mit der Büroleitung
  • Organisatorische Unterstützung der Büroleitung
  • Büroorganisation (Aktenführung, Ablage, Formularmanagement), Pflege der Addressdatenbank
  • Allgemeine Ansprechperson für das Büro
  • Kommunikation nach innen und außen (Telefon, allgemeiner Schriftverkehr, Mails)
  • Bearbeitung externer Anfragen
  • Terminkoordination und Bewirtung von Gästen
  • Empfang
  • Reiseorganisation und –abrechnung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
  • Koordination der Beschaffung

Fachliche Qualifikationen

  • Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Exzellente Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
  • Französischkenntnisse wünschenswert
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
  • EDV-Kenntnisse (Windows-Standardsoftware MS Office)

Persönliche Voraussetzungen

  • Hohe kommunikative Fähigkeiten
  • Kooperations- und Organisationstalent
  • Lösungsorientierung
  • Teamfähigkeit
  • Interkulturelle Kompetenz

Wir bieten

  • Unbefristete Teilzeitstelle
  • Angemessene Vergütung nach belgischen Recht
  • Tätigkeit in einem internationalen, jungen und engagiertem Team

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